Оператор и область действия
Оператор собственных процессов Panova Lab — индивидуальный предприниматель Панова Анна Вячеславовна, ИНН 422900099575, ОГРНИП 326547600200446. Адрес для направления корреспонденции, претензий и обращений по персональным данным: 630049, г. Новосибирск, а/я 177. Контакт по персональным данным: info@panova-lab.ru, телефон +7 996 551-57-50. Ответственная за организацию обработки — Панова Анна Вячеславовна.
Panova Lab и AIсберг — обозначения бизнеса, платформы и продуктов одного ИП. Они не являются отдельными операторами. Настоящая Политика относится к перечисленным ниже ресурсам, собственным деловым контактам и услугам ИП. Внешние сервисы, включая MAX, дополнительно регулируют собственную обработку своими условиями.
| Группа ресурсов | Область действия |
|---|---|
Сайт Panova Lab | panova-lab.ru |
Платформа и продукты AIсберг | aisberg-hr.ru |
Политика распространяется также на поддомены указанных доменов, администрируемые ИП и используемые для описанных в Политике процессов. Одна и та же редакция предоставляется на сайте Panova Lab и платформе AIсберг. Основной публичный адрес — https://panova-lab.ru/privacy. Политика доступна без авторизации. Ссылка на неё размещается на страницах сбора персональных данных, в том числе на страницах входа и участия.
Распределение ролей при корпоративной оценке
При проведении оценки 360°, командных опросов, аудита, сопровождения или разработке цифрового продукта для клиента компания-заказчик определяет цели обработки сведений своих работников, пользователей и иных участников, состав данных, основания, получателей результатов и сроки. В этой части компания выступает оператором, а ИП обрабатывает данные по её документированному поручению. Порядок действует в той мере, в какой ИП получает доступ к таким данным для выполнения услуги.
Поручение определяет операции, сроки, доступ, требования безопасности, сообщения об инцидентах, возврат и уничтожение данных. До передачи персональных данных ИП компания-заказчик обеспечивает законное основание их передачи и обработки, информирует участников и получает необходимые согласия, в том числе в письменной форме в предусмотренных законом случаях. Порядок оценки, круг получателей результатов и использование электронной подписи определяются документами компании-заказчика и применимыми соглашениями. Эта Политика объясняет роль ИП и не заменяет политику компании-заказчика. Сведения конкретной корпоративной программы предоставляются участнику отдельно компанией и в интерфейсе продукта; ознакомление с ними не заменяет согласие или подпись.
Если для обработки корпоративных данных привлекается ООО «Яндекс.Облако», его участие, назначение сервисов, допустимый состав сведений, операции и ограничения учитываются в документированном поручении компании-заказчика до передачи данных. Подключение облачного сервиса само по себе не расширяет цели и объём поручения.
Содержание корпоративных анкет, ответы, комментарии и отчёты не используются ИП для собственных рекламных рассылок, исследований, бенчмарков или обучения моделей искусственного интеллекта. При обращении в поддержку сведения конкретного участника или волны обрабатываются в пределах поручения соответствующей компании.
Принципы и ограничения
Обрабатываются сведения, необходимые для определённой цели. Доступ ограничивается рабочей необходимостью; данные поддерживаются актуальными и не сохраняются бессрочно. Продукты формируют диагностику и рекомендации; решения о найме, доходе, продвижении и увольнении принимает человек.
В первом обращении не следует присылать паспортные документы, сведения о здоровье и другие специальные категории данных, резюме, списки работников, анкеты или результаты оценки. Материалы проекта передаются через отдельно согласованный защищённый канал. Этот запрет не препятствует законной передаче необходимых данных в корпоративный продукт по поручению компании.
Текущие услуги ориентированы на совершеннолетних. Специальные категории и биометрические данные для идентификации в стандартных процессах не предусмотрены. Не следует вводить лишние сведения о себе и третьих лицах в свободные поля. В комментариях возможна косвенная узнаваемость автора; абсолютная анонимность свободного текста не обещается.
Собственные цели ИП и состав данных
Работа и безопасность ресурсов
Субъекты — посетители сайта, пользователи платформы и лица, обращающиеся к ресурсам. Для работы и защиты систем обрабатываются технические сведения: IP-адрес, дата и время, адрес и технический результат запроса, Host, User-Agent, источник перехода, идентификаторы сессии и события доступа. Состав зависит от ресурса и инфраструктуры. ФИО, содержание анкет, пароли и секретные токены не должны включаться в параметры ссылок или технические журналы.
Обращения и деловые коммуникации
Субъекты — потенциальные и действующие клиенты и представители организаций по всем услугам: AIсберг, аудит, сопровождение, HR-консультации, онлайн-обучение и разработка цифровых продуктов для клиентов. Обрабатываются сообщённые имя, организация, должность, рабочие контакты, тема обращения и необходимая история взаимодействия. При переписке в MAX — имя или идентификатор профиля и доступный контакт. При обычном звонке с рабочего номера — определившийся номер, дата, время и длительность вызова, если эти сведения сохраняются. Запись телефонных разговоров не осуществляется.
Ответ на инициативное обращение и необходимые преддоговорные действия отделяются от рекламы. Наличие публичного рабочего контакта само по себе не даёт разрешения на рассылку. Рекламные сообщения направляются только при наличии отдельного предварительного согласия; после отказа отправка прекращается.
Внутренний учёт обращений ведётся в пределах тех же целей и сроков. Дополнительно могут учитываться источник и дата проверки делового контакта, правовое основание связи, история обращений, разрешение на сообщение и отказ от дальнейших сообщений. Получение сведений из открытого источника не заменяет законного основания обработки и не означает согласия на рекламу. Личные контакты и сведения, не необходимые для рабочей задачи, не собираются.
Договоры, расчёты, бухгалтерский и налоговый учёт
Субъекты — клиенты, представители и подписанты организаций, ИП, самозанятые, плательщики и подрядчики. Цель включает заключение, исполнение и прекращение договоров по всем перечисленным в Политике услугам, расчёты, ведение налогового учёта и подготовку отчётности, а также бухгалтерский и иной обязательный учёт в применимой части. Обрабатываются идентификационные, контактные, договорные, платёжные и учётные сведения, полномочия и подпись в необходимом объёме. Реквизиты банковских карт ИП самостоятельно не собирает. Для исполнения обязанностей сведения могут предоставляться банкам и уполномоченным органам в предусмотренных пределах.
Учётные записи и техническая поддержка
Субъекты — администраторы компаний и уполномоченные пользователи. Обрабатываются рабочие имя или ID, электронная почта, компания и роль, логин и хэш пароля, события входа и необходимые сведения о сессии, устройстве и обращении. Поддержка использует контакт, ID обращения и описание проблемы; данные участников оценки передаются только при необходимости и в пределах поручения клиента. Цели этой обработки — предоставление и учёт доступа по договору с компанией-заказчиком и информационная безопасность сервиса. Применимое правовое основание определяется с учётом роли пользователя и разграничения собственной обработки ИП и обработки по поручению компании.
Обращения по персональным данным
Субъекты — заявители, их представители и лица, затронутые обращением или инцидентом. Обрабатываются контакт для ответа, содержание требования, сведения для поиска записи, необходимые данные подтверждения личности и полномочий, принятые решения и доказательства исполнения обязанности. Состав ограничивается задачей рассмотрения обращения и защиты прав.
Данные при оказании услуг
В собственных организационных процессах аудита, сопровождения, индивидуальных HR-консультаций, онлайн-обучения и разработки цифровых продуктов для клиентов используются имя и контакты заказчика или его представителя, договорные сведения, запрос, расписание, задания и согласования. Сведения работников и пользователей компании-клиента при выполнении услуги обрабатываются в пределах её поручения, если для оказания услуги требуется доступ к этим данным.
При индивидуальной HR-консультации обрабатываются сообщённые клиентом сведения о должности и профессиональном опыте, рабочем запросе, целях развития, заданиях и обратной связи. Сведения о здоровье и иные специальные категории персональных данных не запрашиваются. Не следует передавать лишние данные третьих лиц.
При онлайн-обучении взрослых обрабатываются имя, контакты, программа и даты участия, выполнение заданий и обратная связь, сведения об оплате и выдаваемом сертификате участия. Если занятие проходит по аудио- или видеосвязи, в ходе занятия могут обрабатываться голос, изображение и сообщения чата без записи. Голос и изображение не используются для установления личности по биометрическим признакам. Данные об услугах начинают обрабатываться при фактическом обращении за соответствующей услугой или её оказании.
Запись консультаций и занятий, публикация изображения, голоса, отзывов и кейсов не входят в стандартный сценарий. Если они вводятся, основания, цели, сроки и информирование определяются отдельно до начала такой обработки.
Основания и способы обработки
Основания определяются по конкретной цели: договор и действия по инициативе человека, исполнение обязанностей по закону, согласие, когда оно требуется, и законные интересы ИП при соблюдении прав человека. Основания участия работников в корпоративной программе определяет компания-заказчик. Согласие оформляется отдельно от иных подтверждаемых документов; ознакомление с Политикой его не заменяет.
Возможны автоматизированные, смешанные и неавтоматизированные операции: получение, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление в необходимых пределах, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение. Продажа персональных данных не осуществляется.
Особенности сайта, платформы и каналов связи
Сайт Panova Lab и платформа работают по разным сценариям. Для информационного сайта предусмотрен сценарий без собственной формы отправки, регистрации, аналитики, рекламных пикселей и собственных cookies. Для платформы предусмотрены вход, учётные записи и технические сессии; cookies, необходимые для авторизации и защиты, могут применяться. Сведения об интерфейсе конкретного продукта предоставляются до ввода данных. Перед открытием ресурсов и после изменения их функций состав обработки проверяется заново.
Обращения по услугам принимаются по адресу info@panova-lab.ru и телефону +7 996 551-57-50. Для короткой организационной переписки с российскими клиентами используется MAX. Боты, мини-приложения и внешние интеграции в этот сценарий не включены. Списки работников, анкеты, отчёты, согласия, логины и пароли через мессенджер не передаются.
Обычная внешняя ссылка открывается после действия пользователя. Содержание обращения сайт сам по ссылке не отправляет; при открытии внешнего сервиса могут возникать сетевые и технические сведения, обрабатываемые этим сервисом. Режим почтовой пересылки и новых внешних компонентов проверяется до использования с персональными данными.
Инфраструктура, получатели и локализация
При сборе персональных данных граждан РФ используются базы на территории Российской Федерации в установленном законом порядке. Доступ предоставляется уполномоченным лицам для определённой задачи; привлекаемые исполнители обязаны соблюдать применимые требования конфиденциальности и безопасности.
Трансграничная передача персональных данных ИП в описанных Политикой процессах не осуществляется. Провайдеры инфраструктуры обрабатывают необходимые технические сведения и резервные копии в соответствии с договором, применимыми публичными условиями и требованиями законодательства Российской Федерации. Их технические циклы не устанавливают сроки собственных целей ИП. Порядок прекращения обработки, удаления и подтверждения исполнения определяется применимыми требованиями и договорными условиями.
| Сервис или получатель | Назначение и место обработки |
|---|---|
ООО «Бегет» | Хостинг, действующий VPS и почтовая база размещены в России в ЦОД DataLine: Санкт-Петербург, ул. Жукова, д. 43, стр. 2. Резервные копии почтовых ящиков размещены в России в ЦОД «Миран»: Санкт-Петербург, Евпаторийский пер., д. 7, литер А. Сведения передаются в объёме, необходимом для хостинга, работы почты, резервирования и технического сопровождения. |
ООО «МАХ» | Организационная переписка. По действующей политике MAX данные пользователей обрабатываются и хранятся в Российской Федерации, трансграничная передача не осуществляется. Собственные условия сервиса размещены по адресам legal.max.ru/pp и legal.max.ru/ps. |
ООО «ЯНДЕКС.ОБЛАКО» | В отдельных инструментах платформы AIсберг, включая опросы и «Помощник рекрутера», может использоваться YandexGPT от ООО «Яндекс.Облако». ИИ помогает анализировать информацию, уточнять требования к вакансии, готовить документы и вопросы для интервью, сопоставлять профессиональный опыт кандидата с требованиями вакансии. В сервис передаются только необходимые сведения. Не нужные для анализа ФИО, контакты и другие прямые идентификаторы исключаются или маскируются. Выводы ИИ проверяет пользователь. Решения о найме и другие кадровые решения принимает человек. Обработка выполняется на территории Российской Федерации. |
ООО «Яндекс.Облако» — резервное хранение | Для хранения резервных копий информационных систем и обрабатываемых в них персональных данных предусмотрено использование облачных сервисов ООО «Яндекс.Облако» (ИНН 7704458262, ОГРН 1187746678580) в российском регионе инфраструктуры. Основное серверное хранение остаётся у ООО «Бегет». В копии включаются только сведения, необходимые для восстановления соответствующей системы. Обработка у провайдера регулируется договором и Соглашением об обработке данных: https://yandex.ru/legal/cloud_dpa/ru/. |
Доставка приглашений и кодов по электронной почте | ООО «Бегет». Отправка служебных электронных писем с приглашениями и кодами доступа. Обрабатываются адрес электронной почты получателя, содержание служебного сообщения и технические сведения о доставке. Страна обработки — Российская Федерация. |
Компания-заказчик | Данные и результаты корпоративной программы в пределах полномочий и поручения; доступ к индивидуальным и сводным результатам ограничивается договором и ролями. |
Банки и уполномоченные органы | Договорные и учётные сведения в случаях и объёме, необходимых для расчётов и исполнения требований закона. |
Если в конкретном инструменте используется внешний AI-сервис, в том числе YandexGPT, его роль, передаваемые сведения и ограничения раскрываются в условиях этой программы до обработки. Маскирование имени в свободном тексте само по себе не гарантирует обезличивание. Применение такого сервиса не даёт ИП права использовать данные участников для собственных целей.
Подключение ИИ-сервисов ООО «Яндекс.Облако» допускается после проверки выбранного сервиса, состава передаваемых данных, правовых оснований, размещения обработки в Российской Федерации и настроек хранения.
При передаче персональных или конфиденциальных данных в ИИ-сервисы Яндекс Облака отключается сохранение запросов для улучшения сервиса и обучения моделей. Отдельно проверяются сохранение истории и результатов выбранным API, файлы и индексы, а также трассировка запросов. Отключение одного вида логирования не означает отсутствия всех записей у провайдера. Необходимые записи и сроки их удаления определяются для конкретного сценария до передачи данных; данные для иных целей не передаются.
Согласно собственной политике MAX данные его пользователей обрабатываются и хранятся в Российской Федерации, а трансграничная передача сервисом не осуществляется. Это не определяет порядок обработки в других сервисах, используемых ИП.
Сроки хранения и прекращение обработки
Срок определяется целью, видом данных, договором и обязательными требованиями закона. Сроки хранения договорных и учётных документов определяются отдельно от сроков хранения анкет, ответов и результатов корпоративной оценки. Данные оценки хранятся в пределах целей и сроков, установленных поручением компании-заказчика и условиями соответствующей программы. После окончания оплаченного доступа к платформе предоставляется дополнительное окно продолжительностью 30 календарных дней только для выгрузки результатов и оформления продления, без работы с анкетами. Продление производится по запросу, согласованию и оплате; автоматические продление и списание не применяются. После оформления продления устанавливается новый срок и возобновляется рабочий доступ. Если продление не оформлено, после завершения дополнительного окна начинается уничтожение данных в применимые сроки. Этот порядок закрепляется в договоре и поручении компании-заказчика и не отменяет обязательного более раннего уничтожения.
| Категория | Срок или событие прекращения |
|---|---|
Первичное обращение | 90 дней после последнего сообщения, если обращение не перешло в содержательные переговоры и договор не заключён. При более раннем прекращении цели или основания применяются предусмотренные законом сроки прекращения обработки. |
Переговоры без договора | Один год после последней содержательной переписки, если договор не заключён и цель переговоров сохраняется. При более раннем прекращении цели или основания применяются предусмотренные законом сроки прекращения обработки. |
Договорные и учётные сведения | Сроки соответствующих категорий документов по закону; прочие сведения — до прекращения цели и необходимости их хранения. |
Учётная запись | Пока необходим доступ по договору. После прекращения доступа учётная запись блокируется, а не нужные более данные удаляются в применимые сроки. Обязательные договорные документы учитываются отдельно. |
История технической поддержки | 90 дней после закрытия обращения, если нет претензии или спора. Необходимые договорные документы и материалы спора хранятся отдельно при наличии законного основания. |
Данные корпоративной программы | Сроки поручения компании и отдельного уведомления программы. После оплаченного доступа — 30 календарных дней только для выгрузки результатов и оформления продления. Если продление не оформлено — прекращение обработки и уничтожение в применимые сроки. Обязательное более раннее уничтожение имеет приоритет. |
Запросы по персональным данным и подтверждение ответа | Рассмотрение запроса и исполнение требования; после завершения — три года для минимального подтверждения содержания требования, ответа и выполненного действия. Первоначальные анкеты, отчёты и лишние удостоверяющие сведения ради этого не сохраняются. Акт об уничтожении персональных данных и подтверждающая выгрузка из журнала регистрации событий хранятся три года с момента уничтожения в соответствии с пунктом 8 Требований, утверждённых приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. |
Собственные технические журналы | Обычные собственные журналы доступа и ошибок — 14 дней; собственные журналы событий безопасности — 90 дней. Материалы выявленного инцидента и минимальные подтверждения юридически значимых действий выделяются отдельно при наличии законного основания и необходимого срока. |
Резервные и ручные копии | Собственные резервные копии и ручные выгрузки, которыми управляет ИП, — до завершения задачи, но не более 30 календарных дней с момента создания каждой копии. Резервные копии удаляются автоматически; ручные выгрузки также включаются в контроль сроков и удаления. Более раннее прекращение цели или основания не продлевается этим пределом. Удаление данных из собственных копий обеспечивается автоматической ротацией и досрочным уничтожением в применимые сроки; создание копии не продлевает обработку. |
По достижении цели, прекращении основания или законному требованию обработка прекращается, а данные блокируются и уничтожаются в применимые сроки. Отзыв согласия не отменяет иное законное основание хранения. Если после отзыва дальнейшее сохранение не требуется и отсутствует иное законное основание, данные уничтожаются не позднее 30 дней со дня поступления отзыва, с учётом предусмотренных законом исключений. Уничтожение корпоративных данных выполняется по поручению клиента и документируется; удаление из копий и повторное применение ранее выполненных удалений при восстановлении учитываются отдельно.
При подключении резервного хранения собственные резервные копии в Яндекс Облаке хранятся не более 30 календарных дней с момента создания каждой копии и удаляются автоматически. Это предельный возраст копии, а не отдельный срок хранения данных рабочей базы. Если персональные данные должны быть уничтожены раньше, их удаление из рабочей базы и управляемых копий обеспечивается в применимый срок; плановая ротация не продлевает этот срок. Досрочное уничтожение организуется по документированному решению ИП, а при обработке по поручению — по указанию компании-оператора в пределах закона и поручения. При восстановлении ранее исполненные требования о блокировании, исправлении и удалении повторно применяются до возврата системы в работу. Копии не используются для самостоятельной обработки или восстановления удалённых персональных данных вопреки прекращению основания.
Права человека и порядок обращения
Человек вправе получить сведения об обработке и доступ к своим данным, потребовать уточнения, блокирования, удаления или прекращения обработки, отозвать согласие и обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или суде.
Обращение по собственным процессам ИП направляется на info@panova-lab.ru с темой «Запрос по персональным данным» либо на указанный в начале Политики адрес для корреспонденции, претензий и обращений по персональным данным. Для первого контакта достаточно указать имя, контакт для ответа, суть требования и сведения, позволяющие найти запись. Персональные данные не раскрываются до проверки личности заявителя.
Формальный запрос сведений по статье 14 Закона № 152-ФЗ содержит предусмотренные законом реквизиты удостоверяющего документа, сведения о связи с оператором или факте обработки и подпись. Электронный запрос оформляется с применимой электронной подписью. Копия паспорта не запрашивается автоматически; дополнительные сведения нужны только в необходимом объёме.
Сведения предоставляются в течение 10 рабочих дней; мотивированное продление возможно не более чем на 5 рабочих дней. Требование прекратить обработку исполняется с учётом законных исключений. По корпоративной программе обращение направляется компании-оператору; полученный ИП запрос передаётся этой компании, а ИП выполняет её документированное указание.
Защита данных и инциденты
Для защиты используются защищённые соединения HTTPS/TLS, ограничения сетевого и прикладного доступа, аутентификация, разграничение прав, журналирование необходимых событий, обновления безопасности, межсетевой экран и защита от перебора паролей. Резервные копии отдельных систем шифруются. Перед обработкой реальных данных проверяется фактическая реализация необходимых мер.
При использовании Яндекс Облака для резервного хранения копии шифруются до передачи в Яндекс Облако. Доступ к облачному хранилищу ограничивается уполномоченными лицами; публичный доступ к копиям исключается. Ключи расшифрования хранятся отдельно от самих копий с самостоятельным ограничением доступа. Создание копии не заменяет проверку её восстановления; результаты такой проверки фиксируются.
При инциденте ограничивается доступ, сохраняются доказательства, устанавливаются затронутые сведения и устраняются последствия. В собственных процессах ИП выполняет обязанности оператора: при установлении предусмотренного законом инцидента, нарушающего права субъектов, уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов с момента выявления и сообщает результаты расследования в течение 72 часов. В корпоративном контуре ИП без неоправданной задержки сообщает компании-оператору в порядке поручения; её обязанности перед субъектами и Роскомнадзором сохраняются.
Основные серверные базы сайта и платформы размещаются в Российской Федерации. На рабочем компьютере ИП в Российской Федерации могут храниться необходимые для работы документы и записи локального планировщика в пределах целей и сроков, указанных в настоящей Политике. Доступ к ним ограничивается уполномоченными лицами и защищается средствами аутентификации и контроля доступа. Наличие локального планировщика не является основанием для переноса в него анкет, ответов, результатов корпоративной оценки или избыточных данных участников. Такие сведения обрабатываются только в пределах поручения компании-заказчика и согласованного порядка работы. Временные файлы и рабочие выгрузки удаляются после завершения задачи; договорные документы и необходимые подтверждения хранятся в течение установленных для них сроков.
Изменение и единая редакция
Политика пересматривается при изменении целей, данных, ресурсов, получателей, каналов связи, мер защиты или закона. На всех ресурсах действует одна версия; предыдущие редакции сохраняются. Новое согласие получают, если его требует изменение обработки.